Επιστολές - Email στα Αγγλικά (formal, informal, business, commercial correspondence)

Letters in English

Formal, informal, business letters, and commercial correspondence

Επίσημες, ανεπίσημες, επαγγελματικές επιστολές και εμπορική αλληλογραφία 

Στις επίσημες (formal) και τις ανεπίσημες (informal) επιστολές – email στα Αγγλικά, εκτός από το ύφος της γλώσσας και το περιεχόμενο, δύο βασικά συστατικά διαφέρουν και πρέπει να αντιστοιχούν σε κάθε παραπάνω μορφή σε κάθε περίπτωση:

1) Η προσφωνηση (salutation):

Formal

α) Όταν δεν γνωρίζουμε το όνομα του παραλήπτη (recipient):

Dear Sir,

Dear Madam,

Dear Sir or Madam,

Dear Marketing Department,

Dear ABC Company,

β) Όταν γνωρίζουμε το όνομα του παραλήπτη:

Dear Mr / Prof. / Dr Jackson,

Dear Mrs / Ms / Miss Jackson,

Informal

Dear John,

Hello George,

Hi George,

2) Η επιφωνηση (sign-off):

Formal

α) Όταν δεν γνωρίζουμε το όνομα του παραλήπτη (recipient):

Yours faithfully,

Respectfully yours,

β) Όταν γνωρίζουμε το όνομα του παραλήπτη:

Yours sincerely,

Kind regards,

Informal

Love,

Lots of love,

Best wishes,

Missing you lots,

Yours forever,

Yours,

Write soon,

XOXO,

Σε κάποιες ενδιάμεσες περιπτώσεις, όπου το είδος της επιστολής είναι τυπικά business letter, αλλά ο παραλήπτης είναι πλέον οικείος, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε πιο φιλικές και σύντομες επιφωνήσεις:

Regards,

Best wishes,

Sincerely,

Cordially,

Abbreviations

Παρόλο που οι συντομεύσεις δεν είναι γενικά αποδεκτές σε επίσημες /επαγγελματικές επιστολές, παρακάτω είναι μία λίστα με τις πιο κοινές από αυτές:

 ASAP – As soon as possible.

Enc. or Encl. – Enclosed. This means that other documents or items are included with the letter.

PTO – Please turn over. This indicates that there is more written on the other side of the page. However, this is more of an informal term.

RSVP – From the French Répondez s'il vous plait, meaning "please reply".

pp – From the Latin per procurationem, meaning "by agency". This means that the letter has been signed on behalf of someone else.

cc – Carbon copy. This means the letter is being sent to more than one person.

Notes:

Στις επαγγελματικές επιστολές δεν χρησιμοποιούμε υστερόγραφα (postscripts - P.S.).

Εάν χρειάζεται να συμπεριλάβετε την διεύθυνσή σας, το σημείο είναι πάνω δεξιά στη σελίδα. Αυτό θα παράσχει στον παραλήπτη τα στοιχεία σας για να απαντήσει στην επιστολή σας. Εάν θέλετε, μπορείτε να συμπεριλάβετε στην πρώτη γραμμή τον τίτλο και το όνομά σας. Η διεύθυνση πρέπει να τοποθετηθεί στην πρώτη γραμμή και σε κάθε επόμενη η περιοχή σας, ο δήμος σας, η πόλη σας, το ταχυδρομικός κώδικας, και προαιρετικά, τηλέφωνο και/ή το email σας.

Η ημερομηνία τοποθετείται στην δεξιά μεριά της σελίδας, σε ευθυγράμμιση με την διεύθυνσή σας, αλλά τουλάχιστον μία γραμμή χαμηλότερα από την τελευταία γραμμή της διεύθυνσης του παραλήπτη. Μπορείτε να γράψετε την ημερομηνία ολόκληρη ή σε συντομευμένη μορφή.

Συμπεριλάβετε τα στοιχεία του παραλήπτη στην πάνω αριστερή γωνία της επιστολής, ξεκινώντας όμως λίγο χαμηλότερα (κατά 2 ή 3 γραμμές). Εάν θέλετε, μπορείτε να συμπεριλάβετε το όνομα του παραλήπτη, τον τίτλο του ή το τμήμα του πάνω από την διεύθυνσή του. Πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε την διεύθυνση σε ξεχωριστές γραμμές, δηλαδή όπως και στα δικά σας στοιχεία.

Σημείωση: μη συμπεριλαμβάνετε το τηλέφωνο ή το email του παραλήπτη.

Sample business letter:

 

 

Συνήθεις εκφράσεις

Formal		Informal
Dear Anna, It was a great pleasure… I truly hope that… Purchase It is my opinion / In my opinion Please find attached (for your reference) / I hereby enclosed I look forward to your prompt reply		Hi Anna, It was great / lovely… I really hope that… Buy I think I am attaching / I’ve attached / I’m sending / I’ve send I hope I’ll hear from you soon / I’m looking forward to hearing from you soon
Previous contact	Further to your last email…	Thanks for your email
Reason writing	I am writing in connection with… / I am writing with regard to / Regarding your last letter	I am writing about… Here’s the … you wanted
Giving information	I am delighted to inform you that / We are able to confirm that / We regret to inform you that	We can confirm that… Good news!
Requests	We would be grateful if you could… Thank you in advance for…	Please could you… Can I have…
Promising action	We will investigate the matter / We will contact you again shortly	I’ll get back to you soon / I’ll look into it

Σημειώσεις:

1. Ποτέ μην χρησιμοποιείτε εκθλίψεις (contractions) σε επίσημες ή επαγγελματικές επιστολές.

2. Ποτέ μην χρησιμοποιείτε περιφραστικά ρήματα (phrasal verbs) σε επίσημες ή επαγγελματικές επιστολές.

3. Στις επίσημες ή επαγγελματικές επιστολές να χρησιμοποιείτε την πιο αποστασιοποιημένη (και ευγενική) Παθητική Φωνή.

4. Το «επίσημο» ύφος της γλώσσας των επίσημων επιστολών περιλαμβάνει περίπλοκες προτάσεις και αποφυγή κοινολεκτικών εκφράσεων.

 

Χρήσιμες, στερεότυπες εκφράσεις επίσημης - Εμπορικής Αλληλογραφίας

§  Please find attached the annual/monthly/weekly report you requested.

§  I refer to your correspondence dated 13 March / Thank you for your email dated 13 March / Thank you for your enquiry dated 13 March about…

§  With regards to your query about… / About the … you asked …

§  Enclosed is the report you… / Please find enclosed the data…

§  Please send the signed copy of the agreement back to us.

§  We would like to inform you about…

§  In reply to yrs (In reply to yours).

§  On above, pls (please) revert updating us whether …

§  We are glad to inform you…

§  I hereby protest that you have failed.

§  Re (Regarding) your below message…

§  Please note as per agreement…

§  Please, be advised that the following…

§  In meantime, I hope that you will be able to go through the invoice sent to you and make payment accordingly.

§  On behalf of…

§  Thank you in advance.

§  I am writing in reply to…

§  As regards…